ما هو تطبيق Trello وما هي ميزاته وخصائصه

تطبيق Trello.

تم تصميم برامج إدارة المشاريع بغرض تقديم العون لأصحاب الأعمال والمدراء ومساعدتهم على تتبع سير المشاريع من حيث المهام المسلّمة. كما إن البرامج والتطبيقات والمنصات المتعلقة بعمليات إدارة المشاريع تقدم ميزات متشابهة في إدارة المهام الرئيسية وتنظيم المهام الفرعية.

إضافة لذلك، يستطيع المدراء وضع بعض القيود والتحديدات في عملياتهم الإدارية. مثل أوقات التسليم وبعض الأولويات كما ويمكنهم التحكم بالسماحيات الخاصة بكل عضو من أعضاء الفريق. بالتالي تكون مثل هذه البرمجيات المحور الرئيسي للمناقشات المختلفة المتعلقة بالمشروع المدروس.

كما وتوفر أدوات إدارة المشاريع عمليات الجدولة اللازمة لهذه المشاريع مما يساعد على تنظيم الأعمال الجماعية. ومن هذه البرامج نذكر تطبيق Trello والذي سوف نتناول موضوعه بشكل معمّق عبر هذا المقال. لذلك في حال كنت من الأشخاص الذين يديرون المشاريع فهذا المقال موجهٌ إليك.

ما هو تطبيق Trello؟

هو أحد تطبيقات إدارة المشاريع التي تعتمد على الويب (web-based) مثل Kanban وتم تطويره من قبل Trello Enterprise، كما أنها من الشركات التابعة والخاصة لشركة Atlassian التي تم تأسيسها لأول مرة في عام 2011 من قبل Fog Creek Software والتي تعرف الآن باسم Glitch.

كما تم إنشاء هذا البرنامج على أن يكون شركةً منفصلةً في نيويورك لعام 2014، ولكن سرعان ما تم بيعه لشركة البرمجيات الشهيرة Atlassian في شهر يناير من عام 2017.

من الأمور التي تعتبر محددة بشكل كبير ضمن هذا التطبيق هي نظام اللوحة الخاص به (board) والبطاقات (card)، بالتالي تتم عملية التفرقة بين المشاريع المختلفة عبر هذه اللوحات والتي تحوي على البطاقات الخاصة بمهام المشروع الذي يُنفّذ.

ولكن لنكون أكثر دقة فإن هذه البطاقات تحتوي على القوائم المخصصة لإعطاء الأولويات للمهام الفردية لأعضاء الفريق، وعبر هذا التقسيم أصبح بإمكان مدير المهام (Task Manager) متابعة المهام وحالاتها.

وبشكل عام فإنّ تطبيق Trello يقوم بتوحيد وظائف إدارة المشاريع أو الوظائف التعاونية مهما بلغ عددها بين أعضاء الفرق المختلفة أو أعضاء الفريق الواحد. بالإضافة إلى تأمين قناة متعلقة بالتحديثات والنقاشات التي تخص المشروع المطلوب في الوقت الفعلي (Real Time).

وعبر هذا التطبيق فإنه يتم إبلاغ جميع الأعضاء بدقة حول التغييرات المتعلقة بمتطلبات الزبون (FeedBack)، كما ويمكن ملاحظة ذلك من البريد الالكتروني الخاص بهم وعبر الإشعارات الواردة لهم. كما ويمكن للأعضاء دعم أو رفض المشاريع والقيام بالإجراءات المناسبة في أقل وقت ممكن.

ما هي ميزات تطبيق Trello؟

• دعم عمليات الدردشة بين أعضاء الفريق.
• دعم للعملاء وإطلاعهم على تقدم المشاريع والمهام المنجزة.
• كما يدعم تشفير البيانات باستخدام تقنيات SSL.
• دعم التنظيم في أفضل وجوهه عبر الملصقات والتعليقات المختلفة.
• عمليات السحب والإفلات المتعلقة بالمهام المنجزة والغير منجزة.
• الملفات المرفقة والتي تخص أعضاء الفريق أو العملاء.

ما هي خصائص تطبيق Trello؟

• تنظيم ممتاز

إن مطوري هذا التطبيق قاموا بإدراج طريقة لتنظيم سير الأعمال بما يضمن سهول الاستخدام، وهذا ما دفعهم للتفكير في أنظمة اللوحات والبطاقات بالإضافة إلى عمليات التخصيص الخاصة بكل مشروع.

عمليات التخصيص هذه اشتملت على البطاقات واللوحات بما يضمن متطلبات المشروع المدروس، وهذه التفاصيل لا تسبب الإرباك للمستخدم بفضل ترتيب المهام وإمكانيات تتبعها ببساطة.

• عمليات التحرير المرنة

بما أن تطبيق Trello موجه لإدارة المشاريع بالتالي فإن هذا يتضمن عمليات التحرير المتعلقة بالمهام التي تشكل هذه المشاريع، وعبر آليات السحب والإفلات أصبح بإمكان المدراء اتباع المقاييس والمعايير الحصرية بالنسبة لهم.

كما وأن دعم الإشعارات التي تصل إلى البريد الإلكتروني الخاص بأعضاء الفريق أو العملاء تجعل من السهل التحكم بسير تنفيذ المشروع على المسار الصحيح بما يتضمن التعديلات التي أجريت حديثاً.

• أطر زمنية معقولة (Reasonable timeframes)

يمكن من خلال هذا التطبيق استخدام تقويم Trello’s Power-Up والذي يساعد في تعيين أولويات المهام التي تمتلك المواعيد النهائية الأقصر (deadlines)، وعرض هذه المهام بناءً على حالتها.

كما ويمكن عبره تشغيل موجز iCal من التطبيق الخاص بالتقويم الحالي. بالتالي هذا ما يساعد مدراء المشاريع في استيراد المهام السابقة التي تم تعيينها.

• قواعد بيانات قابلة للبحث

يقوم هذا التطبيق بالتحقق من أنّ النقاشات التي تتعلق بالمشروع بالإضافة إلى بيانات الشركة أو فريق العمل تخزن بشكل منظم في قاعدة البيانات لإعادة الاستخدام. كما ويقدم عمليات النسخ الاحتياطي الخاص بهذه المعلومات لتفادي مشاكل الاختراقات والفشل أو ضياع هذه المعلومات.

بالإضافة إلى تمكين عمليات التصفية (filters) المتعلقة بعمليات البحث وكذلك بعض التسميات (labels)، وهذا ما يساعد أعضاء الفرق والمدراء في العثور على الملفات المطلوبة بأقل وقتٍ ممكن.

• الأمن

عمليات المشاركة الخاصة بهذا التطبيق تعتبر من العمليات الآمنة حيث تم تصميم هذا التطبيق بما يتوافق مع مقاييس الأمان. كما ويستخدم عمليات التشفير لضمان عدم الوصول إلى المعلومات حتى في حال وقوعها في الأيدي الخطأ.

علاوة على ذلك، لا يمكننا أن ننسى أنه بإمكان المدراء والمشرفين تحديد السماحيات والأذونات المتعلقة بأعضاء الفريق. وغيرها من الندوات الخاصة التي لا يسمح بالوصول لها إلا من قبل الأشخاص المصرح لهم بذلك.

• التكامل (Integrations)

يتكامل هذا التطبيق مع واجهات برمجة التطبيقات (API) بالتالي هذا ما يسمح بالوصول إلى الخدمات التي يقدمها من خلال الهواتف المحمولة. وهذا يتضمن الأجهزة التي تعمل بنظام أندرويد (Android) وأيضاً IOS.

ما هي خطط التسعير الخاصة بتطبيق Trello؟

• الخطط المجانية: يتوفر هذا التطبيق بنسخة مجانية وتجريبية.
• الخطط المدفوعة المتعلقة بنموذج TRELLO GOLD: وتبلغ تكلفة هذه الخطة حوالي 5 دولارات في الشهر الواحد.
• وهناك الخطط المدفوعة المتعلقة بنموذج TRELLO BUSINESS CLASS: وتتوفر هذه النسخة بسعر 5 دولارات للشهر.

ما هي عيوب التطبيق؟

• لا يعمل إلا في حال توفر الانترنت.
• البطاقات تقتصر على مهام المشروع الواحد في النسخ المجانية.
• المساحة التخزينية محدودة.

ختاماً

وفي نهاية مقالنا نجد أن مثل هذه التطبيقات تساعد المستخدم على فهم مقدار الفائدة التي تقدمه للأنظمة والمؤسسات والفرق، بالتالي تصبح المشاريع تقدم الشفافية (transparency) والتعاون بالنسبة لأعضاء الفرق المختلفة والعملاء.

ولاسيما أن الشفافية تعتبر من أهم أهداف هذه التطبيقات لأنها الطريقة الوحيدة التي تساعد العميل على رؤية تطور وتقدم المشروع الخاص به. أتمنى أن يكون قد أعجبك هذا المقال. ننتظر تعليقك عليه وشكراً لحسن القراءة.